Te explicamos cómo prevenir duplicados en vtiger ¡ en español! ⋆ CRMs para Grandes Empresas de Cualquier Tamaño

Te explicamos cómo prevenir duplicados en vtiger ¡ en español!

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Los registros duplicados en un CRM son mucho más que una pérdida de tiempo: causan mucha confusión, molestan a nuestros clientes, duplican el trabajo de los agentes comerciales… etc.

Pero a menudo los duplicados se convierten en un problema recurrente en nuestro día a día con un CRM.

 

Pongamos ejemplo para entender qué molestias pueden llegar a causarnos los datos que se repiten en el sistema:

Un agente comercial se dispone a contactar a su contacto en el departamento de una de las cuentas en las que está trabajando. No recuerda el apellido así que la forma más sencilla de llegar a esta persona es buscar la organización y ver el contacto asociado: ¡lo tenemos! Bueno, en este caso… ¡La tenemos! Se Trata de Maribel Sánchez. Vamos a ver el contacto y tendremos todos los datos. Pero… ¿tres Maribel Sánchez? Y los tres contactos pertenecen a la cuenta Compañía XYZ… no tiene buena pinta ¿verdad?

 

Más allá del desorden, no tendría que suponer un gran problema ¿verdad? Podríamos simplemente procurar eliminar dos de los tres registros y seguir con el trabajo. Sólo nos llevaría unos segundos. Lo que ocurre es que, los campos nombre, cuenta y correo electrónico coinciden a la perfección en el contacto de Maribel, pero en ninguno de los tres el teléfono móvil, que es el dato que el agente comercial está buscando, es el mismo.

Entonces… ¿cuál es el contacto correcto? Como sólo son tres registros, podemos optar por llamar a los tres y probar hasta acertar. Nos llevará un poco más de tiempo probar los diferentes teléfonos, se va dilatando la tarea… pero se complica aún más.

Cuando el comercial llama al primer teléfono, simplemente no existe. Pero cuando marca el segundo corresponde con el superior de Maribel, que se queja, muy enfadado de haber recibido varias llamadas de nuestra compañía con anterioridad a su móvil cuando él no recibe este tipo de peticiones. ¡Y todo esto por un duplicado!

Cuando trabajamos con vTiger es muy sencillo establecer reglas para evitar que esto ocurra. Cuando vayamos a crear otro registro vTiger simplemente nos avisará con una alerta, impidiendo que se cree el duplicado. Esta función nos ahorrará mucho tiempo y muchos problemas. ¡Atentos a los pasos

  1. Usando el menú principal, accediendo a través del “cuadrito” situado en la esquina superior izquierda de la pantalla.
  2. Vamos a Settings o, si nuestro vtiger está en Español, a Configuración.
  3. En el menú lateral de la izquierda, seleccionamos “Gestión de Módulos” y dentro de esta categoría la subcategoría “Capas y campos”.

 

 

Una vez en esta sección, elegimos el módulo en el que queremos trabajar con la
prevención de duplicados. Lo haremos igual en todos, en este caso probaremos con
Contactos. Simplemente seleccionamos con el desplegable:

Llegados a este punto simplemente fijaremos qué campos son los que queremos ajusta, en caso de duplicado.

¡Sencillo, rápido y todo un alivio!

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