GDPR y CRM (Parte 2): Nuevas herramientas GDPR y de privacidad de Vtiger ⋆ CRMs para Grandes Empresas de Cualquier Tamaño

GDPR y CRM (Parte 2): Nuevas herramientas GDPR y de privacidad de Vtiger

En esta parte, veremos cómo los cambios que vienen a Vtiger le ayudarán a cumplir con la ley a diferencia de cualquier otra solución de CRM.

La parte 1 de nuestra serie sobre GDPR y CRM (¿Qué es GDPR y cómo afecta a CRM? Explica los conceptos básicos de GDPR, desde por qué se promulgó la ley hasta cómo se crea un nuevo paradigma para interactuar legalmente con los datos de los ciudadanos europeos. Refiérase a esa publicación para una introducción sobre GDPR y sus mandatos.

Los desafíos de administrar los consentimientos

Una de las partes más difíciles de cumplir con la nueva ley es obtener el consentimiento verificado para cada uso de los datos de una persona. Esto resulta desafiante por cuatro razones:

1. Gestionar los consentimientos puede ser una gran carga a tiempo

Tratará innumerables contactos, cada uno en una etapa diferente de su relación con usted, y por tanto necesitan dar cada uno su consentimiento para un propósito distinto. Cada vez, deberá solicitar el consentimiento, esperar su respuesta, registrar su respuesta y tomar medidas.

2. Una vez proporcionado, el consentimiento debe ser fácil de revocar para los usuarios

GDPR requiere que sea tan fácil revocar el consentimiento como lo es proporcionarlo. Esto se suma al tiempo que lleva administrar los consentimientos.

3. No puedes dejar que ningún consentimiento se escape

Esperar demasiado tiempo para actuar con un consentimiento puede eliminar la utilidad de obtener el consentimiento.  Además, es imperativo legalmente que no permita que las opciones de un contacto se salgan del armario. Si un contacto le revoca el consentimiento al usar sus datos, pero accidentalmente lo comparte con un compañero después del hecho porque no se dio cuenta, está infringiendo el GDPR.

4. Los consentimientos deben ser difíciles de falsificar

La razón para registrar los consentimientos de un contacto, en primer lugar, es para protegerte si más tarde afirman que nunca lo proporcionaron. Esto tiene menos probabilidades de suceder si obtienes el consentimiento de una forma que es difícil de desautorizar. Puedes hacerlo solicitando una forma de identificación o solicitándola desde una dirección de correo electrónico verificada o un portal al que solo ellos tengan acceso. Un consentimiento mucho menos útil es el que se obtiene por ejemplo a través de un recurso de acceso público, como un formulario en su sitio web (cualquiera puede enviarlo y decir que es otra persona).

 

Administrar el consentimiento no tiene que ser tan difícil

Con esto como introducción, nos complace anunciar las nuevas herramientas de privacidad y cumplimiento de GDPR de Vtiger, que se lanzarán el 9 de mayo o antes. Son la forma más fácil de cumplir con muchas de las disposiciones de GDPR. Con pocos minutos de configuración, permite que sus clientes vean su política, las solicitudes relevantes para ellos y otorguen su consentimiento de forma segura.

Las nuevas herramientas consisten en tres grandes cambios que juntos conforman la mayor reforma de privacidad y seguridad en la historia de Vtiger. Son:

  1. Una nueva página de preferencias de contacto
  2. Un nuevo campo de datos encriptados
  3. Nuevas campañas de correo electrónico compatibles con GDPR

 

Y aquí está la joya de la corona de estos cambios GDPR:

Presentamos la nueva página de preferencias de contacto de Vtiger

La página de consentimiento es donde sus clientes potenciales y contactos van a hacer todo lo siguiente:

  1. Administra sus suscripciones a la lista de correo electrónico
  2. Aprende sobre tu uso de datos y otras políticas
  3. Controla el consentimiento para los datos que almacenas de ellos
  4. Controla el consentimiento para ser rastreado
  5. Controla el consentimiento para otros permisos que desee solicitar
  6. Puede pedirte que dejes de usar sus datos
  7. Puede pedirte que borres sus datos de identificación personal

La página es completamente personalizable, desde quién puede verla, a qué ven y cómo actuar, incluso cómo se les notifica sobre los nuevos consentimientos que se les requiere. Vtiger actúa automáticamente y establece el estado de los contactos en esta página, disponibles en registros de contactos para que los use en listas de filtros, informes y automatizaciones del flujos de trabajo.

¿De qué manera mis candidatos y contactos conocerán y accederán a su página de preferencias?

Una vez que haya habilitado la página y elegido quién puede acceder a ella, aquellos con permiso para usarla recibirán automáticamente un correo electrónico informándoles.

Puedes habilitar un acceso más fácil a esta página agregando un enlace a pie de página de los emails que le has enviado. Este pie de página se puede personalizar.

 

Además, el enlace “cancelar suscripción” en las campañas de correo electrónico enviadas desde Vtiger ahora apunta a esta página de preferencias del destinatario. Si un destinatario no tiene acceso a la página de preferencias, verá solo las opciones de preferencias de correo electrónico en la parte superior de la página.

 

¿Qué autorizaciones puedo pedirle a mis clientes potenciales y contactos?

Además de una declaración escrita personalizable, hay 5 tipos de consentimientos que puedes agregar a su página.

Almacenamiento y uso de datos

Si almacena datos confidenciales, como el DNI o el número de tarjeta de crédito de un contacto, puede dar control a los contactos sobre ese campo solicitando permiso a través de su página de consentimiento. Si el contacto otorga permiso, ¡genial! Si revocan el permiso, el campo CRM se borrará y se bloqueará automáticamente, lo que garantiza su cumplimiento.

Seguimiento de compromiso

Cuando envía un email o un documento a un contacto de Vtiger, se realiza un seguimiento de sus interacciones para que sus equipos de ventas, marketing y soporte puedan obtener más información sobre los intereses de los contactos y adaptarles las comunicaciones futuras. Si lo desea, puede dejar que sus contactos controlen si puedes hacerles seguimiento o no a través del seguimiento de participación.

Consentimientos personalizados

Si haces cosas como compartir datos de contacto con un tercero o utilizarlo en la toma de decisiones automatizadas, puedes agregar un campo de consentimiento personalizado para obtener el permiso para ese uso concreto. Si un contacto otorga o revoca el consentimiento, verá su decisión en su registro de contacto y puede usar su respuesta para crear listas filtradas, generar informes o incluso automatizar el flujo de trabajo.

Detener el proceso

GDPR requiere que otorgue a los contactos la posibilidad de optar por no participar por completo en el proceso. Puede agregar un botón “Detener proceso” a su página de preferencias. Si hacen clic en él, Vtiger bloquea automáticamente su registro de CRM para que los usuarios no puedan editar los valores de campo y los excluyan de las campañas de correo electrónico; no se requiere intervención manual.

Borrar

Permitir que los contactos le pidan que elimine sus datos de identificación personal agregando un botón “Borrar mis datos” a su página de preferencias. Si hacen clic en él, habilita una casilla de verificación con la etiqueta “borrado solicitado” en su registro. Para actuar en consecuencia, puede filtrar estos contactos y eliminar sus registros por completo. Para ser más quirúrgico en lo que respecta a estos registros, puede usar la nueva opción “Borrar datos personales” en el menú “más” para borrar los campos de Vtiger que ha marcado como identificación personal.

 

¿Cómo uso sus consentimientos?

A menos que los consentimientos sean fáciles de seguir, se vuelven más costosos de administrar que útiles. Aquí es donde realmente brilla Vtiger.

Además del almacenamiento y uso de datos, seguimiento del compromiso y detener el procesamiento de las eliminaciones de errores mencionadas anteriormente, todas las respuestas de consentimiento se guardan en un nuevo bloque de “Consentimiento” en su registro de CRM para que los usuarios puedan ver cuando interactúan con clientes potenciales y contactos. .

Puede usar estos consentimientos para crear listas o informes. Además, se pueden usar como condiciones en flujos de trabajo automatizados, por lo que, por ejemplo, en el momento en que un contacto consiente en ser contactado por un socio, Vtiger puede enviar su información de manera automática e instantánea a un socio sin su intervención.

Si mi contacto reenvía un correo electrónico que contiene su enlace de preferencias a otra persona, ¿puede esa otra persona cambiar sus preferencias?

Los cambios en la página de preferencias de un contacto requieren confirmación por correo electrónico, y eso es lo que los hace verificables. Cuando se realiza un cambio de preferencia, el contacto recibirá un correo electrónico de seguimiento pidiéndole que haga clic en un enlace para confirmar esos cambios. Incluso los cambios en las preferencias de correo electrónico ahora requieren confirmación, por lo que sus contactos pueden reenviar sus correos electrónicos sin preocuparse de que alguien pueda cambiar sus preferencias.

¿Cómo configuro la página de consentimiento?

La nueva configuración de la página de preferencias de contactos y contactos se configura desde la página de Consentimiento en el área Configuración de CRM. Desde aquí, puede configurar:

  • Quién recibe notificaciones de acceso y cambios a su página de preferencias (por ejemplo: solo notificar contactos con region = “EU”)
  • El pie de página del correo electrónico que enlaza a la página de preferencias del contacto en los correos electrónicos de los usuarios
  • Los consentimientos que aparecen en la página de preferencias de un contacto se basan en la información de su perfil (por ejemplo, solo solicite CC # para contactos con etapa de ventas = “listo para comprar”).
  • La selección predeterminada de cada consentimiento

La página de consentimiento le ayuda a cumplir con GDPR con una experiencia que es ideal para sus clientes, y eso es fácil para usted.

Campos de datos cifrados

Si almacena datos confidenciales, como un número de tarjeta de crédito o un número de identificación nacional, ahora tiene la opción de marcar el campo como confidencial en Vtiger.

 

Esto logra tres objetivos:

  1. Encripta el campo en las bases de datos de Vtiger. Una vez completado, nadie sin su permiso puede ver los datos. No piratas informáticos (¡hasta ahora no conocemos infracciones!), No nosotros, y no sus otros usuarios.
  2. Ofusca el valor del campo que se muestra a sus usuarios. Por ejemplo, puede ocultar todos menos los últimos 4 dígitos de un número de tarjeta de crédito. Esto significa, por ejemplo, que sus agentes de soporte aún pueden utilizarlo para verificar la identidad de un contacto, pero que no pueden ver el valor completo, lo que reduce el riesgo de que se vea comprometido.
  3. Le permite autorizar a ciertos usuarios a ver el valor de campo completo. Por ejemplo, los miembros autorizados del equipo de facturación pueden revelar un número completo de tarjeta de crédito con solo un clic. Esa acción se registra y se puede buscar a través de un nuevo registro de acceso de campo cifrado en el área de configuración.

Los campos cifrados tienen algunas limitaciones que debe tener en cuenta antes de habilitarlas:

  1. Las vistas de lista, los informes y los datos exportados solo pueden mostrar valores encriptados
  2. La búsqueda global solo busca caracteres expuestos
  3. Una vez habilitado para un campo, el cifrado no se puede deshabilitar

Eso es todo por los campos encriptados por ahora.

Campañas de correo electrónico compatibles con GDPR

Por último, pero definitivamente no menos importante son las nuevas campañas de correo electrónico compatibles con GDPR de Vtiger.

GDPR ahora requiere que ahora obtenga un permiso claro y sin ambigüedades para enviar correos electrónicos de marketing; eso básicamente significa obtener una doble aceptación.

Con Vtiger, la opción doble de contactos y contactos es fácil. Si enviaron un formulario web con la casilla de verificación “enviarme correo electrónico de marketing” habilitada, recibirán un correo electrónico de doble opción para pedirles que confirmen su deseo de recibir su correo electrónico de marketing haciendo clic en un enlace. Si no llegaron a través de un formulario web, puede enviar este correo electrónico a un cliente potencial o contacto manualmente desde su registro de CRM, o a una lista completa del módulo de listas de marketing (a menos que se hayan excluido).

 

Si sabe que alguien no se encuentra en la Unión Europea, o si recibió otra forma aceptable de permiso para enviarlos por correo electrónico, puede eludir la necesidad de una doble aceptación al optar por el contacto en usted. Para comprender cómo hacerlo, veamos cómo funciona el resto de las nuevas opciones de suscripción de correo electrónico.

Los nuevos estados de aceptación de correo electrónico

En lugar de nuestro antiguo campo de casillas de verificación “Exclusión”, los clientes potenciales y los contactos ahora tienen un campo de “Estado de inclusión de correo electrónico” que reemplaza a la casilla de verificación anterior de “Exclusión”. En él, hay 6 valores.

  1. Ninguna
  2. Single opt-in (usuario)
  3. Single opt-in (formulario web)
  4. Doble opt-in
  5. Opt-out (usuario)
  6. Opt-out (contacto)

 

Estos valores se pueden establecer de una de varias formas. Si un contacto hace clic en un enlace en un doble correo electrónico de participación voluntaria que ha recibido, Vtiger establece el valor de “Double Opt-In”. Si un contacto envía su formulario web con la casilla de verificación “Deseo recibir publicidad por correo electrónico” habilitada, Vtiger establece el valor “Single opt-in (webform)”. La opción de participación individual (usuario) solo la configuran los usuarios, y se puede hacer al crear un contacto individualmente o durante una carga. De lo contrario, todos los contactos nuevos comienzan con un estado “Ninguno”.

Estos estados son importantes porque puede decirle a Vtiger qué optativas considera aceptables para enviar un correo electrónico de contacto desde el sistema de campañas por correo electrónico. Tus opciones son:

  • Solo doble inscripción
  • Opción doble e inscripción única (usuario)
  • Double-opt-in, single-opt-in (usuario), y single-opt-in (formulario web)

La configuración que debe elegir depende de muchos factores. Siempre recomendamos Double-opt-in como la opción más segura legalmente, porque siempre es difícil discernir si un contacto es ciudadano de la UE.

¿Cómo se excluyen los contactos de mis campañas?

Sus contactos pueden optar por no participar en sus campañas de correo electrónico de dos maneras. Si se comunican con usted para solicitarle que los excluya de sus campañas, puede cambiar su estado de suscripción a “Exclusión (usuario)”. Puede revertir este estado en caso de que soliciten que se lo vuelva a habilitar. Sin embargo, si el contacto visita su página de preferencias y opta por salir, su exclusión es irreversible, excepto si vuelven a enviar un formulario web para volver a habilitarlo.

¿Qué afectan las exclusiones?

Para garantizar que se respeten las preferencias de los contactos para no recibir correo electrónico comercial, las exclusiones impiden que se entreguen todos los correos electrónicos nuevos al contacto. Esto incluye campañas de correo electrónico, respuestas automáticas, correos electrónicos de flujo de trabajo y correos electrónicos ad-hoc.

Para evitar que las inhabilitaciones detengan las relaciones existentes o las conversaciones iniciadas por sus contactos, siempre se puede responder a ambas, incluso a través de una opción de exclusión de contacto.

En resumen

El cumplimiento de GDPR es un tema complicado que requiere que proporcione a los ciudadanos europeos cuyos datos utilice, con ciertos derechos nuevos. Estos derechos pueden ser difíciles de proporcionar de una manera que no interrumpa su negocio.

Las nuevas herramientas GDPR y de gestión de la privacidad de Vtiger le permiten cumplir con GDPR facilitando a sus contactos un lugar para gestionar su consentimiento, o ejercer sus derechos GDPR, en el menor tiempo que le lleva configurar la página.

Si tenemos tu interés, mantente al tanto de nuestra próxima publicación de blog sobre cómo configurar nuestras nuevas herramientas de GDPR y privacidad, y campañas de correo electrónico, para ayudarte a obtener el consentimiento y cumplir rápidamente.

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