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En la actualidad CRM y embudo de ventas son dos conceptos vinculados en prácticamente cualquier software de gestión comercial. Resultando una de las funciones más sencillas de integrar como parte de las características de estas aplicaciones, es una de las funciones más complicadas a las que sacar el máximo rendimiento como usuarios.
El embudo de ventas, en las aplicaciones de gestión más básicas, resulta ser simplemente un estado, un atributo vinculado a una operación comercial. De este modo, con un simple click marcamos y conocemos qué operaciones se encuentran abiertas, en negociación o cualquier otro estado que se defina.
Podría ser incluso un semáforo, verde las operaciones nuevas, rojas las muy avanzadas. A cada estado se le suele asignar un porcentaje de probabilidad de cierre, lo cual nos permitiría evaluar el valor actual de nuestra cartera, como sumatorio de las probabilidades de cierre por estado, multiplicado por el valor de cada oportunidad.
El embudo de ventas no es un concepto de estado de las operaciones en cartera, sino una auténtica metodología de trabajo, exigente y continua en el tiempo, que ejecutada correctamente aporta mayor control, mejores datos de medición, tiempos de vida de cartera y, finalmente pautas que permiten a la organización la mejora continua de cómo está vendiendo.
Pero una gestión avanzada del embudo de ventas nos aportará mucho más valor al proceso comercial. Y es aquí donde se reduce drásticamente el número de aplicaciones CRM que nos aportan este valor añadido.
En primer lugar, no existe una relación CRM embudo de ventas único, ni éstos son constantes en el tiempo. Esto es así porque realmente no son un atributo de la oportunidad, sino que el embudo describe en nuestros procesos comerciales, que podrán ser específicos por tipo de producto, geografía, madurez de mercado o cualquier otra condición que tanga alguna influencia en la manera cómo ejecutamos nuestras acciones comerciales.
Cada embudo representará de manera abstracta cuáles son los pasos del proceso que recurrente estaríamos ejecutando en nuestras operaciones comerciales. Esto implica:
- Cuanto mejor se definan estos pasos, más conocimiento tendremos en nuestra organización de qué acciones estamos ejecutando recurrentemente en las ventas que llegan a éxito.
- Seremos capaces de revisar este proceso de manera continua, mejorandolo con la experiencia, logrando mejores resultados futuros.
- Si el proceso es compartido por todo el equipo comercial supone un normalización en nuestras operaciones comerciales, que terminan convirtiéndose en uno de los activos intangibles más valiosos de la empresa.
- La definición en detalle de las actividades por estado, facilita el rápido aprendizaje de nuestras operaciones y reduce el riesgo de un departamento que suele tener mayor rotación de personal que el resto.
Cada paso en el embudo, como todo proceso, incorpora un input, un output y una serie de actividades que deben ser ejecutadas. La definición sistemática de estas actividades, su correcta ejecución, de manera normalizada por todo el equipo de ventas y la capacidad de medir tanto el input como el output facilitará tener instantáneas del estado y valor de nuestra cartera en tiempo real, así como la certeza de qué actividades deberán ser las siguientes que deberán acometer nuestros comerciales.
Unido a cada paso del proceso tenemos también el concepto de velocidad.
La velocidad define el tiempo que, de manera óptima, una operación de éxito permanece en cada paso de nuestro embudo. Las actividades del comercial deberán ser ejecutadas dentro de los plazos óptimos, establecidos para cada paso del proceso.
La superación del tiempo definido en la velocidad, indicará por una parte que las actividades de la misma deben ser ejecutadas de manera urgente por el comercial correspondiente, para provocar el paso al siguiente estado, lo cual evita el abandono de la gestión de operaciones por pérdida del foco provocado por las exigencias del día a día y, por otra parte puede identificar operaciones que, a pesar de haberse ejecutado las tareas correspondientes, han quedado retrasadas, indicando demora en la interacción y respuesta del cliente, cuando ésta sea condición para saltar al paso siguiente. De esta manera, de forma temprana se identifican oportunidades que de facto se encuentran perdidas, evitando por una parte la sobrevaloración de nuestra cartera, y por otra la continuación de tareas de seguimiento cuando la operación se encuentra dormida, o perdida.
Así pues el embudo de ventas no es un concepto de estado de las operaciones en cartera, sino una auténtica metodología de trabajo, exigente y continua en el tiempo, que ejecutada correctamente aporta mayor control, mejores datos de medición, tiempos de vida de cartera y, finalmente pautas que permiten a la organización la mejora continua de cómo está vendiendo.