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Gestión de proyectos y comunicación

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La transformación en las organizaciones sigue fases diferenciadas, pautadas en función de la organización que inicie su proyecto transformador interno.

Podríamos comenzar a analizar las fases, procesos, subprocesos, inputs, outputs, … Todo esto es literatura al final porque, queramos o no, necesitan una proyección sobre algo que está vivo, se interrelaciona, comunica..; y a pesar de que no queramos aceptarlo, pues puede ser considerarlo poco profesional, se emociona.

Y, efectivamente la emoción es uno de los componentes, sino el componente más importante, para el éxito de cualquier proyecto de transformación (no lo confundamos sin más con la gestión del cambio, que sería meramente un subconjunto de actividades). Y, es que la organización no es un ente previsible, manejable y controlable con un número determinados de operaciones e interfases de uso. No, la organización está compuesta por personas, personas y más personas. Y son las personas quienes finalmente tienen a su disposición máquinas y herramientas, que emplean para lograr los fines de la organización.

Si procedemos pues a hablar de personas, éstas se rigen por emociones. Se relacionan, motivan, avanzan, interponen, complican, apoyan, expresan en base a emociones.

Perder el foco de la emoción en la organización es una de las premisas que todo buen tecnólogo gusta de esgrimir como manera de lograr la excelencia en su trabajo. Eliminadas emociones, debería ser posible captar el mensaje de intenciones del cliente de una manera transparente, unívoca y fácilmente interpretable. Captado este mensaje, se genera o implanta la tecnología exacta, capaz de ser ejecutada desde un perfecto análisis técnico, para satisfacción del cliente. Y, si bien las máquinas hablan con un lenguaje que no admite lugar a interpretaciones (de otra manera genera errores de ejecución), el lenguaje humano está muy lejos de la visión del tecnólogo.

Esta divergencia entre tipologías de lenguajes (humano Vs. máquina), de alguna manera condiciona la transición de la comunicación del cliente a sus proveedores en el proyecto de transformación (internos o externos). Los proveedores actúan sobre un “modus operandi”, que provoca la sensación del cliente de no ser escuchado y, efectivamente así es, pero esta no escucha no es intencionada, es provocada por la visión de la no interpretación del lenguaje, de la eliminación de la subjetividad, exigida en la relación máquina / persona. Y, es esta identificación de características del lenguaje lo que genera el alejamiento secular entre las que se denominan personas de negocio y las que se denominan personas tecnólogas.

El resultado de la existencia de esta dualidad tan simple es cuando menos, desastroso. Los porcentajes de proyectos concluidos, considerados no fallidos, es una porcentaje muy bajo entre todos los iniciados. Y, el problema, la mayoría de las veces, reside en la comunicación entre personas. Aunque bien es cierto que, de una manera casi instintiva, y con el objetivo de mejorar la transición y la interpretación de ideas y conceptos, se han identificado, diseñado y probado diferentes metodologías, modelos de concepto y representación, esquematización, … Da igual, siempre detrás seguirá existiendo la comunicación persona a persona y, ya hablaremos en otro blog de ello, la documentación en cualquier proyecto, deberá tener sólo un objetivo, debe ser la base contractual de continuidad y avance del mismo, no un fin en si mismo, sin el cual el proyecto se vería empujado al fracaso.

De este modo, un proyecto que quiera tener más probabilidades de éxito debe plantearse la necesidad de comunicación efectiva y eficiente entre las partes que colaborarán durante todas las fases del mismo, sean éstas de definición de requisitos, ejecución técnica, implantación, … Si todas estas fases cuentan con la aportación de un interfase de comunicación, profesionales independientes, capaces de adecuar su posición de comprensión a todos los modelos de comunicación de los intervinientes, se consiguen reducir de manera drástica las fricciones, incomprensiones, conflictos, deficiencias y carencias, asegurando más integración entre partes, dirigidas hacia un objetivo claro, común y compartido en cada una de las fases del proyecto.

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