Vtiger CRM Time Tracker: control del tiempo

Desde TicTop Sales recomendamos vTiger como uno de los mejores CRM para empresas de servicios pymes por muchos motivos, destacando que se trata de una solución muy completa, que abarca desde la prospección comercial hasta la atención posventa y que destaca por su excelente relación calidad-precio.

Dentro de sus muchas utilidades, este CRM puede incrementar la eficiencia de las empresas de servicios ya que facilita enormemente la gestión de proyectos y facilitando contabilizar costes intangibles, lo que no siempre es sencillo. Hoy vamos ha hablar de la nueva herramienta Time Tracker que ha integrado vTiger CRM y que es especialmente útil para monitorizar el tiempo que ha de emplear el equipo en realizar una tarea para aumentar la eficiencia.

Veamos en qué consiste:

Para los directores de proyectos, seguir el tiempo que emplean los miembros del equipo en cada una de las tareas es una misión realmente complicada.

Y pedirle a cada empleado que rellene una plantilla, por ejemplo, una hoja de cálculo con el tiempo que conlleva cada una de las tareas necesarias para realizar un proyecto no resulta una metodología demasiado eficaz ni eficiente: por un lado, los miembros del equipo suelen mostrar resistencia a realizar esta misión que, reconozcámoslo, no es demasiado dinámica.

Y por otra, estamos destinando demasiado tiempo productivo de nuestro personal a que traten de medir con una herramienta ineficaz sus tiempos.

¿Resultado? Nuestro equipo posterga la medición de sus tiempos de ejecución, dejan esto para luego y atienden lo que consideran la ejecución de su labor propiamente dicha.

De este modo, a menudo atrasan el momento de anotar el tiempo que precisan para cada tarea hasta el momento previo a la entrega de la plantilla, y la completan haciendo un ejercicio de memoria: “¿Cuánto tardé en hacer esto el lunes?” “Recuerdo que esta labor la hice el miércoles por la tarde, pongamos que la completé en unos cuarenta minutos” “Al informe semanal le dediqué varios ratos… unas dos horas”.

Estas mediciones tentativas serán usadas por el encargado de gestionar y dirigir proyectos que marcará, en consecuencia, objetivos probablemente inalcanzables; asignará recursos inadecuados… etc.

Imprecisiones que redundarán en una menor productividad, menor rentabilidad, menos beneficios… Con vTiger los directores de proyecto pueden superar estas dificultades, ya que este CRM para empresas de servicios ha percibido la necesidad de los project managers e incluido el tracker o rastreador de tiempo, con el que la medición de los tiempos necesarios para realizar eficientemente las tareas habituales de un proyecto se vuelve mucho más sencillo.

¿Cómo lo consigue vTiger CRM Control de Tiempo? Es muy sencillo:

1. El encargado de realizar una tarea del proyecto la inicia desde vtiger poniendo en marcha un cronómetro con un simple click. Éste empezará a contabilizar el tiempo de ejecución, desde el inicio a la finalización.

2. El empleado puede detener el reloj en cualquier momento, ya sea para hacer un descanso o porque, por ejemplo, necesita interrumpir la ejecución de esa tarea para trabajar en otra por una cuestión de prioridades. A la hora de retomar la tarea se reactivará la medición.

3. El director de proyecto tiene visibilidad del trabajo realizado por los miembros de su equipo, sin esperar a que tengan un hueco para rellenar plantillas y que recuerden los tiempos exactos que han necesitado para cada tarea. Además, los tiempos de cada tarea que registra el CRM vTiger son de dos tipos, facturables y no facturables:

• Tiempos facturables: el equipo de contabilidad de tu empresa podrá emitir una factura al cliente correspondiente en concepto de estas horas de trabajo con un solo clic.
• Tiempos NO facturables: el tiempo de trabajo por la ejecución de tareas que no puedan repercutirse al cliente también debe medirse, pues será de gran utilidad para planificar y dirigir el proyecto, maximizando su eficiencia.