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Hoy en día ninguno ponemos en duda la célebre frase “la información es poder” y es que hemos experimentado el surgimiento y rápido desarrollo de todo un sector económico alrededor de los intangibles, de los datos, de la información.
De hecho, la recolección y explotación de datos se vislumbra como una de las actividades económicas con más futuro.
Quizás tu empresa no se dedica estrictamente a negociar con información, puede que ofrezcas un servicio diferente o comercialices uno o varios productos para satisface la demanda del mercado. No obstante, si quieres que tu PYME se competitiva, no puedes permanecer ajeno a la importancia de gestionar los flujos de información.
Y no se trata sólo de investigar con acierto a tus consumidores, diseñar un perfil de buyer persona, establecer sinergias con medios de comunicación tradicionales y nuevos medios… La comunicación interna, a menudo considerada como un lujo sólo asumible por grandes compañías, debe ser tu nueva aliada. La comunicación interna en la Pyme ha de resurgir, o surgir si no lo había hecho antes, por varios motivos.
Citemos algunas razones por las que la comunicación interna puede y debe tomar impulso en la pequeña y mediana empresa:
- La comunicación interna para PYMEs ya es rentable, en gran parte gracias a que las nuevas tecnologías lo facilitan.
- No sólo sirve para mejorar el sentimiento de adhesión de tus empleados, involucrarlos en el proyecto, hacerlos partícipes: la comunicación inter e intra equipo, inter e intra departamento, te ayudará a aumentar tus niveles de eficiencia y a ganar tiempo productivo.
- La disponibilidad amplia de información impide conflictos y ayuda a resolverlos con eficacia si se producen, tanto entre los miembros de la organización como con clientes y potenciales.
Volvamos al tema de la rentabilidad, y del abaratamiento de la comunicación gracias a la tecnología. Con 
las herramientas que hay a nuestro alcance, es más una cuestión de adoptar pequeños hábitos y de compromiso por parte de los miembros de la empresa que de inversión. vTiger, el CRM pensado para las pymes y los equipos de trabajo pequeños, pone a tu disposición una gran cantidad de herramientas y funcionalidades para hacer fluir la información a un precio muy pequeño.
Y vTiger CRM, concebido para satisfacer las necesidades de la PYME, ha pensado más en un tipo de comunicación interna horizontal, colaborativa, que en los conceptos de comunicación unidireccional que solían manejarse. Tal y como los propios organigramas van cambiando, pasando de la tradicional pirámide a un diseño circular de organización, vTiger pone al alcance de las PYME herramientas que permiten a sus miembros comunicarse, resolver dudas, generar históricos de datos a los que acudir, fomentar la enseñanza y el aprendizaje, el mentoring, la formación de nuevos empleados… y todo ello sin largas reuniones, llamadas de teléfono: es decir, haciendo rentable lo que antes se podía llegar a concebir como una pérdida de tiempo productivo.
Nos estamos refiriendo a la comunicación necesaria para la colaboración, y a esa colaboración para vender más que ya es una realidad en la PYME.
Ya os habíamos hablado de algunas de las herramientas de vTiger pensadas para la colaboración y de cómo funcionan. Pero veamos hoy un ejemplo concreto de cómo la comunicación interna eficiente y eficaz te ayuda a ganar dinero.
Un escenario de colaboración sin las herramientas de comunicación interna para Pymes de vTiger CRM:
Imagina que tu encargado de Comunicación y Marketing prepara unos documentos comerciales para dar a conocer la promoción de uno de vuestros productos a un grupo de clientes interesados, pero que tu equipo comercial no ha conseguido cerrar hasta el momento.
La gente de marketing necesita saber cómo han reaccionado estos clientes ante la promoción y la forma en la que se les ha hecho llegar a potenciales clientes. Recibir feedback es la única manera de saber si la fórmula es correcta o es mejor tomar otra orientación en las actividades promocionales.
La colaboración para aumentar las ventas sin el uso de software forzará al responsable de marketing a seguir al agente comercial y preguntar periódicamente por los resultados de la acción sobre su cartera. Los comerciales, por la naturaleza de su actividad, pasan poco tiempo en la oficina por lo que para conocerlos será necesario que ambos equipos contacten, ya sea con llamadas telefónicas, emails, o tratando de concertar una reunión.
En una empresa cada persona está centrada en su desempeño, y cuando hablamos de organizaciones con recursos limitados (personal, tiempo…) es normal que tendamos a eludir la colaboración, pues nos saca de nuestro propósito y nos resta tiempo productivo. Viéndolo así, es posible que el equipo de marketing trate de hacer el seguimiento de cómo ha impactado el nuevo material promocional, y que después de un par de intentos fallidos desista en el intento.
Veamos el mismo escenario en el que la colaboración se hace precisa para mejorar, pero esta vez con las herramientas de comunicación interna de vTiger CRM:
Con las herramientas de vTiger los documentos comerciales están en un espacio común que permite la colaboración y el trabajo compartido. De hecho, tu encargado de marketing puede permitir contribuciones de otros compañeros que conocen el perfil de cliente y lograr una herramienta promocional más potente.
Cuando el comercial envíe los documentos a su cartera, todos los involucrados en el proceso podrán estar al tanto de su efectividad gracias al tracking de los archivos adjuntos: podréis saber qué potencial cliente ha leído el documento, cuándo lo ha abierto, si lo ha descargado, compartido… ¡Toda la información esta a disposición del equipo gracias al gestor documental de vTiger CRM!
El equipo de marketing sabrá si los documentos han tenido aceptación y el agente comercial descubrirá qué prospecto está más interesado y predispuesto a seguir negociando.
En caso de cualquier duda, los miembros de ambos equipos siempre pueden contactar de forma instantánea a través del chat de vTiger, no es necesario dejar la tarea que cada uno está haciendo para concretar una reunión presencial o telefónica.
Si un prospecto, por ejemplo, reacciona negativamente ante una promoción, podemos reflejar este suceso en la ficha de contacto del CRM: estos comentarios perdurarán proporcionando información muy valiosa para orientar mejor el próximo acercamiento.
Estas son sólo algunas funciones y herramientas de vTiger, que como sabéis es una herramienta todo en uno, pensada para mejorar tu marketing, tu atención al cliente y por supuesto para que tus ventas sigan mejorando. ¿Te gustaría poner en marcha vTiger en tu negocio? Pruébalo gratis durante 14 días.