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Seguro que como gestor o responsable de un equipo comercial ha acudido a sesiones de formación, presentadas por un especialista que le han argumentado la necesidad de la siguiente afirmación: necesito un CRM.
La confirmación surge en muchas ocasiones por el uso sistemático de hojas de cálculo para las que se percibe una limitación de hojas de cálculo para las que se percibe una limitación en la flexibilidad con la que poder gestionar la información contenida. Pero la cuestión no es tanto la afirmación «necesito un crm», como necesito gestionar de manera eficiente mi información comercial.
Si la necesidad identificada se describe y se busca resolver como una superación de la tecnología aplicada, la hoja de cálculo, los resultados esperados serán pobres. A fecha de hoy las hojas de cálculo permiten cruzar datos entre las matrices de información, crear gráficos, introducir fórmulas y aportan sobre todo muchísima flexibilidad en cuanto a la creación y mantenimiento de datos. Si bien estas son sus ventajas, sí presentan una limitación objetiva, las matrices de datos se complican enormemente a la hora de gestionar volúmenes de datos de cierto volumen y es complicado cruzar valores y crear condiciones entre matrices, de manera que se terminan gestionando varias matrices de datos sin obtener los beneficios de integrar la información que cada una contiene individualmente.
El uso de hojas de cálculo supone la gestión de la información comercial como mero repositorio, se guarda para una futura necesidad y permite conocer de manera aproximada alguna información útil, como el volumen de operaciones abiertas en la actualidad. Pero cuando se se perciben limitaciones en nuestra hoja de cálculo y surge la necesidad necesito un crm, surge paralelamente la pregunta ¿pero qué crm?
Comenzada la búsqueda, nos encontraremos con una gran oferta de software que se identifica como CRM, muchos básicamente hojas de cálculo superando sus limitaciones, gracias al desarrollo de interfaces de usuario muy usables y bases de datos relacionales que permiten el cruce de información entre matrices, que la hoja de cálculo impedía.
Las hojas de datos presentan una limitación objetiva, las matrices de datos se complican enormemente a la hora de gestionar volúmenes de datos de cierto volumen y es complicado cruzar valores y crear condiciones entre matrices.
Por supuesto nos encontraríamos ante una mejora obvia en el registro, guardado y explotación de los datos. Pero si de este modo, aparentemente tan simple, se resolviera la necesidad necesito un CRM, seguro que acabaré abandonando el software adquirido en pocas semanas y volviendo a la hoja de cálculo, !con toda seguridad!
Si necesito crm que solo supera la hoja de calculo termina quedando vacío
Acabaré volviendo a la tradicional hoja de cálculo por dos razones principales:
- La primera razón es que el problema que he resuelto es el tratamiento de la información agregada; cada comercial manejaba un volumen de información más limitado, centrado en sus operaciones, y los guardaban en sus hojas de cálculo, cuya información adaptada, compartían con el responsable comercial. La realidad es que me encuentro finalmente ante la misma información que antes gestionaba, sin percibir un valor añadido real. Como responsable comercial percibo la información ordenada, nada más.
- La segunda razón, en teoría resultaría más fácil acceder a la información, visualizarla, extraer una ayuda de la misma para las operaciones comerciales… Pero a pesar de la sencillez exige formar a los comerciales, importar la información y después trabajar con ella desde la aplicación. Y este esfuerzo ni resulta gratis, ni es fácil; y mientras me encuentro resolviéndolo mis comerciales se posicionan en mantener el uso de la hoja de cálculo, mientras se oponen a la nueva aplicación, que consideran un riesgo y un problema, porque la información de manera particular, en realidad la pueden gestionar exactamente igual desde su hoja de cálculo.
Resultado, comienzo a pagar una aplicación, empantanada. Se sigue empleando la hoja de cálculo en la gestión comercial, y me pregunto realmente ¿necesito un CRM?
La respuesta a esa pregunta es Sí, necesito un CRM. Lo que ha ocurrido es que se han definido incorrectamente los requerimientos que llevaron a esta pregunta y la manera en que se resolvió la necesidad.
Sobre los requerimientos, ¿realmente la manera en que se está gestionando el equipo y procesos comerciales se consideran correctos? ¿Qué áreas de mejora deberían integrarse en el departamento comercial: operaciones de mayor cantidad, mejor comunicación con marketing, más trabajo en equipo…? ¿Realmente nuestros objetivos comerciales son realistas, su seguimiento eficiente y los comerciales se encuentran motivados y correctamente informados?
Dar respuesta a estas preguntas, y muchas otras que surgirán, cambiarán las dimensiones de la afirmación necesito un CRM, transformándola en la pregunta ¿QUÉ TIPO DE CRM NECESITO? Es ahora, tras identificar estas cuestiones cuando se deberán definir los requerimientos que se busquen en el software, y comenzar la búsqueda planteando a los proveedores las preguntas y necesidades que realmente deben quedar respondidas y resueltas.
Si necesitas que te ayudemos a dar los primeros pasos para la identificación de tus necesidades comerciales y poder afirmar que necesitas un CRM, ponte en contacto con nosotros.