Embudo de ventas y CRM

túnel de ventas y CRM

Por qué es importante un embudo de ventas

Si la decisión para la adquisición de un CRM se centró en resolver la necesidad de gestionar contactos, los usuarios se suelen preguntar ¿por qué usar un embudo de ventas en mi CRM? 

La pregunta es inmediata en cuanto descubren que hay funciones disponibles y no esperadas en un CRM, susceptibles de ser explotadas pero que, sin saber muy bien su beneficio, claramente comienza impactando en el modelo de trabajo del equipo comercial. 

El embudo de ventas es una aportación imprescindible en cualquier proceso comercial y se convierte en una herramienta básica de trabajo en el momento en que podemos gestionarla desde una herramienta CRM.

Embudo de ventas, procesos comerciales

Incluso en los excel más básicos empleados para gestionar ventas, se intuye el tunel de ventas. Al menos se suelen identificar estados como Operación, donde registramos los datos del contacto y la cuenta. Propuesta; donde registramos qué día enviamos la misma y finalmente una casilla de operación ganada o perdida 

Quiere esto decir, que de manera más o menos estructurada, se definen siempre unos estados por los que va avanzando la oportunidad hasta que finaliza su vida, siendo ganada o perdida.  

Pero no sólo los excel registran estados, también registran información adicional que, o bien es recogida en el primer contacto con el posible futuro cliente, o bien es incorporada a lo largo de siguientes reuniones, presentaciones, llamadas,… 

Todas las acciones y eventos que se ejecutan durante la vida de la oportunidad tienen también una lógica. Como ejemplo, no preguntaremos por posibles competidores en primeros estadios de la relación comercial. 

El problema surge cuando en una organización el soporte del trabajo es la hoja de cálculo y las acciones vinculadas a cada estado registrado en el excel son ejecutados de una manera desestructurada. Podemos encontrarnos con que resulte imposible agregar información hacia los niveles de dirección y que ésta no tenga significado por la variedad de soporte y diferentes manera de ejecutar y registrar las actividades comerciales. 

Se hace preciso por tanto una uniformidad, tanto en el embudo del ventas a través del CRM, como de las acciones o eventos que se ejecutarán en cada estado del embudo. Necesidad que además resuelve el problema de la volatilidad entre los equipos comerciales, al predefinir su manera de actuar, que redunda en un menor tiempo de aprendizaje y rápida adaptación a los nuevos modelos de trabajo al incorporar un nuevo empleado al equipo. 

La uniformidad en el embudo de ventas de CRM supone identificar de manera clara los estados por los que evolucionan nuestras operaciones comerciales. No hay manera de conocer cuáles son nuestras previsiones de ventas y, preparar por tanto a nuestro equipo de operaciones si no tenemos una visibilidad de cuántas oportunidades hay activas, cuántas se encuentran dentro de la más alta probabilidad de conversión y qué tiempos medios están ocurriendo en el avance por los diferentes estadios.[/vc_column_text][vc_column_text]

Embudo de ventas y departamento de operaciones

Y he aquí algo que trasciende al equipo comercial, operaciones tomará decisiones en función del estado de nuestro embudo de ventas. No dependen sólo las comisiones de los comerciales, también la capacidad operativa de la organización. Morir de éxito o fracasar en el área de operaciones está vinculado a una mala previsión, originada por un mal tratamiento del embudo de ventas del CRM. 

Pero volviendo a nuestro equipo comercial, definir el embudo comercial supone identificar las mejoras prácticas en las operaciones de venta del producto / servicio que sigue cada comercial dentro de la empresa. Aunque coordinados, antes de estabilizarse el embudo de ventas, cada comercial opera de una manera diferente. 

Analizar de manera crítica las diferentes maneras de operar de cada comercial dónde permite identificar las mejores prácticas que serán de aplicación común para todo el equipo. De esta manera se organizan bajo una operativa más rica porque tiene en consideración la experiencia previa y particular de cada uno de los miembros, especialistas, del equipo de ventas. 

El proceso puede ser refinado por consultores (internos o externos) en procesos. Con capacidad y conocimientos para identificar áreas de mejora o eliminación de pasos redundantes, así como de especificar de manera clara y estandarizada las condiciones de entrada / salida de cada paso en el proceso. 

Una vez el proceso está definido, será la dirección la que deberá aportar sus propuestas en cuanto a la información requerida y la manera en que desean recibirla, lo cual también impactará en el embudo de ventas. 

Incorporadas las aportaciones de comerciales, consultores y dirección; se cierra el proceso.

Este proceso no deberá de ser único, pudiendo existir tantos como tipologías de ventas existan en la organización. Si existen diferentes productos / servicios y especialmente, público objetivo; puede condicionar pasos de operaciones diferentes, por lo que se han definir tantos procesos como operaciones diferentes sean identificadas. 

Resulta en un gran error forzar un proceso, por ser el general, para ventas que por el comportamiento del público objetivo, suponga saltarlo regularmente o incorporar pasos de manera informal, fuera del proceso. 

Cuando se han identificado y definido todos los procesos, es el momento de definir las tareas que se ejecutarán a la entrada, su duración y salida de cada paso del proceso. 

Embudo de ventas y sistemas CRM automáticos

Es un plus añadido cuando estas tareas se crean automáticamente por el propio sistema CRM. De esta manera, la entrada de la operación puede crear automáticamente las tareas crear cotización, llamar al contacto, cerrar una reunión,… 

Se asegura así que todos los comerciales incorporan al sistema tanto la información que se ha identificado como necesaria para poder evolucionar con una visibilidad clara de la operación, como los requerimientos de datos que se hacen de la dirección. 

De nuevo nos encontramos resolviendo la rápida incorporación de nuevos comerciales porque el sistema va a ser quien coordine y dirija sus trabajos de manera autónoma.

Embudo de ventas y cuadro de mando

Finalmente el trabajo con el embudo de ventas en el CRM nos genera valores estadísticos y datos como la duración media en cada estado, la duración media por estado y comercial, número de llamadas por comercial y estado,…  

Contamos con un número importante de indicadores que nos van a permitir conocer el grado de éxito en sus actividades de nuestros comerciales, así como la comparación entre ellos. Adicionalmente podemos encontrar áreas de mejora en la comparativa entre el total y el individual o descubrir maneras de trabajar individuales que generan mejores rendimientos y pueden ser elevadas a través del embudo de ventas a todo el equipo comercial. 

Es por tanto de gran interés saltar de modelos poco flexibles para la transformación de la información, como son los provistos por las hojas de cálculo hacia sistemas CRM que no sólo nos van a permitir registrar más y mejor información, sino también ordenar la manera de trabajar y extraer datos valiosos y comparables para diferentes departamentos dentro de la organización. 


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