Criterios para elegir CRM

El reto de elegir CRM

Un crm sirve para gestionar comercialmente su empresa. Centrado en sus contactos diferentes aplicaciones y servicios se integran y coordinan para convertirlos en clientes, preferentemente recurrentes.

A la hora de elegir un crm hay una serie de criterios que van a servir para tomar una decisión acertada. Vamos a revisar algunos de ellos:

Elegir un CRM, que sea escalable

Desde el momento en que iniciamos el trabajo con un CRM le estamos incorporando datos. Lo normal es que su crecimiento sea rápido y continuado. Debemos asegurarnos que será capaz de ser tan flexible y rápido en su ejecución como el día que lo arrancamos.

Aquí quiero hacer un inciso sobre los CRM que presentan saltos de precio en función del número de contactos contenidos, seguro que rápidamente llegará al límite establecido, tenga cuidado.

El hecho de que sea escalable ha de permitir, puesto que contaremos con numerosos contactos, trabajar de manera sencilla grandes cantidades de datos. Llega un punto en el que de otro modo resulta imposible el trabajo si lo realizamos contacto a contacto.

Seleccionar un CRM, que sea personalizable

Cada organización presenta modelos de trabajo y procesos propios. Si bien es cierto que los procesos principales de un crm suelen seguir las mejores prácticas, éstas no tienen por qué adaptarse a su empresa. En general de hecho para las empresas resulta muy importante la facilidad de cambiar nombres de campos, contenidos de listas desplegables, etc.

Si su CRM no es capaz de modificarse para adaptarse a sus necesidades, puede provocarle serios problemas. El primero forzar a su empleado, a trabajar según el modelo del software, dejando de lado las tareas que han optimizado con su experiencia, a lo largo del tiempo.

La personalización de su CRM ha de ser sencilla, sin requerir costosas horas de dedicación de caros profesionales, cuyo interés radica en estirar la horas de configuración empleadas.

Sin duda lo más eficiente es incorporar una capacidad de personalización que su propio equipo pueda aprender fácilmente.

Escoger un CRM, fácil de aprender

Cuando un crm exige mucho tiempo, esfuerzo y dedicación es su aprendizaje, es un problema. Nunca solución.

Su puesta en marcha exige cambios en la manera de trabajar de sus empleados. Por muy bueno que sea, genera cierto rechazo y provoca reticencias en su uso.

Si su uso es complejo, el problema de su puesta en uso por sus empleados será importante. Presenta una excusa a la que agarrarse para no adaptar tareas susceptibles de ser mejoradas. Tengamos en cuenta que sí será necesario que el empleado sea el que se adapte al CRM y no al contrario en aquellas funciones que están resolviendo silos de información o desconocimiento de operaciones por la gerencia.

Optar por un CRM, con información disponible

Una de las mejoras más rápidamente percibidas con un crm es el acceso a la información. Antes de su uso, los datos que se conocían eran parciales y controlados por cada propietario de información.

Un crm provocará que los datos pasen a ser disponibles en el momento necesario por el empleado oportuno. Se acabó dirigirse a un empleado concreto para que ceda datos cuando son necesarios para el trabajo de un compañero.

El que la información sea compartida no debe suponer que sea abierta. Es decir, podrán fijarse límites a su acceso para que ciertos datos no sean accesibles por personal sin derecho a ellos.

Por otra parte, sí debe ser completamente abierta para la construcción de cuadros e informes que serán servidos a la dirección, logrando una visión completa y en tiempo real del estado de las operaciones comerciales de la organización.

Adquirir un CRM, expandible

Cada CRM es capaz de ejecutar de manera eficiente una serie de tareas, pero en ocasiones llegamos a su límite funcional. Es cuando precisamos que éste nos provea de un sistema sencillo,rápido y asequible de conectarse e integrarse con terceras aplicaciones que provean la funcionalidad que nos falta.

Esa capacidad de expandirse ocurre a través de conectores estandarizados que un desarrollador con conocimientos medios sería capaz de realizar en un corto período de tiempo.

No nos valen caros proyectos de integración que exijan un programador experto y caro que deba estar días y días para conectar unos pocos datos.

Obtener un CRM, amigable

Unido a la rapidez del aprendizaje se encuentra lo amigable que sea un CRM. Trabajar con un interfaz que nos exija numerosos clicks y saltos de pantalla para efectuar una operación no es modo de trabajar.

Nos podemos encontrar que un interfaz mal diseñado provoque mucha pérdida de tiempo, así como el uso parcial del total potencial de nuestro crm por lo engorroso se su uso.

Unido a su amigabilidad se he de encontrar también la capacidad de delegar en el crm determinadas tareas recurrentes que pueden ser automatizadas, de manera que el usuario ejecute tareas de valor y el software las complete ejecutando automáticamente las tareas más tediosas y repetitivas.

Es importante asegurar que podemos diseñar procesos de trabajo con nuestro CRM que será tiempo ganado por nuestros empleados.

Buscar un CRM, accesible.

Por último la accesibilidad nos debe permitir trabajar con nuestro CRM en todo momento y lugar. Ha de ser accesible no sólo desde un pc, tambien desde una tablet o móvil sin merma en el acceso a datos y capacidad de trabajo.

Como resumen, los criterios que encontramos más importantes a la hora de elegir un CRM son:

  • Escalabilidad
  • Personalización
  • Fácil aprendizaje
  • Información disponible
  • Expandible
  • Amigable
  • Accesible

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