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Una de las búsquedas más recurrentes en torno a las siglas CRM es CRM gratis, búsqueda que en TicTop Sales evitamos vincularnos. Vamos a explicar por qué.
La mayoría del software de acceso libre está vinculado a una comunidad que lo mantiene, lo gestiona y lo hace evolucionar. Una comunidad que, permite el acceso al mismo sin coste alguno y su descarga e instalación en un servidor.
Si usted ejecuta estas acciones como parte de una empresa, debería entrar en contradicción con el concepto mismo de empresa. Que haya una persona trabajando en algún lugar para que usted se beneficie, sin más.
Obviamente esto no ocurre, seguramente alguien en su empresa se beneficia, el empleado que le ha recomendado tal opción, por ejemplo. No existiendo persona ni entidad alguna que, asuma la responsabilidad de la instalación y mantenimiento del CRM descargado, le asegura a su empleado una dependencia de su empresa que no será bienvenida. Explico por qué.
Instalar y poner en marcha su CRM gratis es una tarea difícil, pero no imposible. Más bien es cuestión de tiempo y dedicación. Pero a partir de ahí surgen dos cuestiones:
- Ponerla en uso: con toda seguridad su empleado no tiene una experiencia anterior, de manera que usted consigue tener un CRM gratis instalado en una máquina, sin uso.
- Adaptarla a su negocio: supongamos que se resuelve el caso anterior y comienza la adaptación a su empresa. Con toda seguridad habrá un punto a partir del cual, el conocimiento y experiencia internos no son suficientes. La aplicación queda parada, sin uso, y sin aportar ningún beneficio.
Cuando su CRM gratis se quede en el cajón y su necesidad siga sin resolverse, acudirá a las empresas que, entorno a la comunidad CRM gratis, ofrecen sus servicios. Y éstos, ya no son gratis.
Puede encontrarse dos modalidades de evolución:
- La adquisición de plugins, con desembolsos por cada nueva función y riesgo de que éstos se actualicen y sean compatibles con versiones futuras de su CRM
- La adquisición de servicios profesionales para desarrollos puntuales, con las mismas consecuencias del apartado anterior.
Nos encontramos que su CRM ha conseguido ser empleado y modificado en el corto/medio plazo, pero ya no es un CRM gratis, arrastra costes de servicios profesionales y plugins instalados.
Pasado el tiempo, se acumulan:
- La instalación de nuevas versiones de su CRM
- La configuración y actualización de plugins
- La implementación y actualización de desarrollos personalizados
Cada elemento gestionado por un proveedor diferente, sin coordinación ni preocupación por la integridad total de su CRM. Su software se convierte en un montón de piezas relativamente integradas, pero diferentes. Y además el empleado que le recomendó el CRM gratis, a estas alturas ha perdido el control de la aplicación.
Llegado este punto, su CRM gratis funciona cada vez más despacio, con más errores, cada vez resulta más difícil cualquier cambio porque siempre algo deja de funcionar cuando se toca. Su base de datos es sencillamente, un galimatías. Imposible de entender porque es un montón de diseños y cambios superpuestos sin una estrategia.
Ahora su equipo comercial ha comenzado a sacar rendimiento a la aplicación, y por tanto cuando más demanda de adaptaciones y cambios se producen. Pero éstos no se pueden ejecutar, y las expectativas se ven frustradas. Superado el pico de máximo uso de su CRM gratis, comienza a reducirse su empleo. Se encuentran mezclando documentos externos, excel, importaciones de datos en una dirección, exportaciones en la contraria. Una inmensa chapuza con pies de barro.
Finalmente adquirirá un CRM como los seleccionados por nosotros después de muchos años de experiencias y conocimientos acumulados.
Podría haberse ahorrado un montón de esfuerzo, tiempo y dinero tirados a la basura por seguir un consejo absolutamente cortoplacista: alguien en su empresa le aseguró:
“Conozco dónde descargar un CRM gratis y ponerlo en marcha”.