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Se habla mucho de la necesidad de iniciar transformaciones de carácter tecnológico dentro de las empresas, pero resulta difícil encontrar una respuesta fácilmente comprensible a la pregunta de cómo iniciar la transformación digital en la PYME
Lo primero, es tener en cuenta que estamos haciendo referencia a transformación, lo cual implica necesariamente cambio y evolución, algunas cosas habrán, necesariamente, de dejar de ser ejecutadas como lo han sido hasta el momento. Aquí nos encontramos con un auténtico problema que sistemáticamente impide la tan promocionada transformación. Sólo empresas que han nacido y se han desarrollado sobre procesos de cambio y transformación continuos serán capaces de acometer un plan transformador sin morir en el intento. Para el resto de las empresas, querer acometer un proyecto de cambio, podría resultar simplemente una quimera.
Será el plan estratégico el que defina qué áreas tienen prioridades, qué nivel de tecnificación se aplica en cada una y los recursos, personas y procesos que deberán ser adaptados o transformados
Esta quimera además se complica en tanto en cuanto, al incluir la transformación el concepto digital, surgen las voces que claman que, poco más o menos ésta resuelve con la compra de un programa informático, el cual resulta una auténtica maravilla, capaz de lograr más ventas, más clientes, más producción, empleados más motivados o cuentas financieras más positivas. Adicionalmente suele ser un técnico informático quien lidere su puesta en marcha, fallando sistemáticamente en su puesta en uso. En este caso ya no estamos ante una quimera, sino ante el inicio de un fracaso anunciado. El software es una herramienta, inerte, por sí solo no es capaz de hacer ni provocar nada. Es la manera en que éste se integra con la organización y la manera cómo se emplea, lo que puede generar mejoras. De otra manera nos encontramos ante vendedores de pastillas que nos permitirán adelgazar, sin necesidad de seguir ningún tipo de dieta.
Hay que tener claro que el cambio no es fácil, genera incertidumbres, provoca dudas, implica modificar conductas, maneras de ejecutar tareas, aprender nuevas técnicas y tecnologías,… en definitiva impacta de manera directa en las operaciones de la empresa, y muy especialmente en los empleados. Y los empleados a diferencia de las máquinas, tienen actitudes frente al cambio, pueden animarlo, o bloquearlo.
Entonces, si la transformación puede resultar tan costosa, ¿resulta necesaria? Y si lo es ¿cómo poner en marcha la transformación digital en la pyme?
Sobre la primera pregunta, la necesidad es real, no tanto por imperativos internos, sino por exigencias externas a la propia PYME. En un entorno con un nivel de demanda bajo, con una oferta abundante y altamente competitiva, donde los precios se mantienen en bandas de fluctuación muy estrechas, sólo aquellas PYMEs que en su sector sean capaces de aportar valor añadido real, percibido por los clientes, vía mejores productos, tiempos e incluso menores precios sin merma de calidad; serán no sólo las que se mantendrán en su sector, sino las que asegurarán continuidad en un entorno de competencia que se va haciendo cada vez más amplio, encontrándose competidores no sólo locales en sectores cada vez más diversos.
Nos encontramos pues ante una necesidad de tipo defensivo, pura y dura supervivencia. La necesidad de supervivencia de la empresa implica necesariamente a todos los empleados, es imposible aislarla a ciertos niveles de dirección, técnicos o ejecutivos.
La transformación digital adapta las empresas al tipo de competencia presente
Pero, teniendo clara la necesaria implicación de toda la empresa, es complicado que desde dentro de ésta se provoque el cambio. Sí podrá promocionarse por determinado departamento, equipo, la propia dirección; pero es muy difícil que desde dentro surja la catalización del cambio. El modelo de trabajo interno se encuentra tan inoculado dentro de las personas que es difícil pensar distinto, resulta muy complicado desplazarse a una situación de observación de tareas, procesos, relaciones,… sin verse implicado. Será importante que alguien externo tome este rol, pues podrá proyectar una visión nueva que, enriquecida con el conocimiento y experiencia de la empresa marque las líneas maestras de lo que será la futura transformación digital en la PYME.
El primer paso será pues encontrar esa persona, un transformador digital capaz de incorporar conocimientos analíticos, operacionales y tecnológicos profundos, capacidad de planificación, negociación, motivación e implicación.
Esta persona deberá ejecutar una primera necesaria tarea de planificación, cuyo resultado será una estrategia de transformación digital, con el siguiente contenidos:
- definición estratégica global
- plan estratégico
- cuadro de mando e indicadores
- formación sobre gestión del cambio entre el personal
- evaluación estado inicial área 1
- identificación de procesos, tecnologías y técnicas para área 1
- implantación área 1
- integración de datos, personas y procesos
- medición y evaluación
- evaluación estado inicial área 2
- identificación de procesos, tecnologías y técnicas para área 2
- implantación área 2
- integración de datos, personas y procesos
- medición y evaluación
- …
- implantación experiencia del cliente
- integración de datos, personas y procesos
- medición y evaluación
- implantación relación con los proveedores
- integración de datos, personas y procesos
- medición y evaluación
Será el plan estratégico el que defina qué áreas tienen prioridades, qué nivel de tecnificación se aplica en cada una y los recursos, personas y procesos que deberán ser adaptados o transformados. Es de enorme importancia que el concepto sea global, porque define una hoja de ruta que deberá ser flexible y adaptable para no quebrarse ante cambios no previstos durante el plan de ejecución. Es por ello que se suelen optar por modelos de gestión ágil que faciliten la adaptación continua al cambio.
En un entorno con un nivel de demanda bajo, con una oferta abundante y altamente competitiva, sólo aquellas PYMEs que en su sector sean capaces de aportar valor añadido real, serán las que asegurarán continuidad en un entorno de competencia que se va haciendo cada vez más amplio, encontrándose competidores no sólo locales en sectores cada vez más diversos.
Por último destacar que esta labor puede ser continuada en un largo período de tiempo, hasta que llega al total de la organización, pero será capaz de ir generando transformaciones que, dada la manera en que se afronta permite su fácil integración con los cambios que posteriormente se incorporen a la ejecución dentro del plan marcado. De esta manera pequeñas transformaciones generan siempre un resultado acumulativo porque se ejecutarán teniendo en cuenta la información, técnicas y tecnologías ya implantadas; complementándolas o desarrollándolas según sea preciso, generando con cada paso un sistema digital más complejo en cuanto al volumen de información generado y tratado, pero siempre sencillo por la exigencia de integración y adaptación.
Si quieres contar con mi soporte, soy especialista en resolver la pregunta cómo iniciar la transformación digital en la PYME.