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Cómo conseguir más ventas: Cuida tu CRM

Software de gestión comercial y servicios digitales

Cómo conseguir más ventas: Cuida tu CRM

Numerosas compañías cuentan en la actualidad con la instalación de un CRM o, al menos, de una aplicación con la que están realizando el trabajo de gestión de contactos.

Desafortunadamente comprueban que no es suficiente para potenciar a su equipo comercial, algo más es necesario ¿otro CRM? ¿un nuevo comercial? ¿más inversión en publicidad?

La realidad es que a veces las soluciones más sencillas son las más eficaces, y ante el problema que describimos se da esta situación. Los equipos comerciales tienen una actividad que definen claramente su trabajo: comunicarse con potenciales clientes. Esta comunicación precisa de poder acceder a toda la información disponible en la organización vinculada con cada contacto. Pero la información de los contactos presenta importantes problemáticas en su gestión:

 

  1. se puede encontrar aislada, cada departamento mantiene su propia base de datos de contactos
  2. se encuentra sin actualizar, un antiguo cliente nos contacta para solicitar una propuesta y, no sabemos dónde tenemos sus papeles y datos de contacto
  3. se encuentra duplicada, la misma empresa puede haber contactado a lo largo del tiempo con diferentes personas, y cada una de ellas ha generado un nuevo contacto
  4. no es accesible, la información puede existir pero ¿cómo localizarla?

 

Cómo conseguir más ventas

Estas problemáticas convierten la información en datos sin tratar y, esto significa que básicamente es inútil. ¿Cuánto tiempo pierde su equipo comercial por trabajar con información inútil?

Pero no sólo es importante tener acceso a la información de los contactos cuando se necesita, el CRM también debe ser capaz de ayudar al equipo de ventas en su trabajo diario, marca las pautas e identificar tareas, retrasos, información compartida, estadísticas comerciales… Un CRM es capaz de gestionar todo esto por el usuario, convertirse en su asistente y soporte durante la gestión de cada oportunidad, necesitando que la información que existe en el sistema sea válida para poder evaluarla y ejecutar determinados procesos, entre cuyas operaciones puede encontrarse el registro de una visita. Pero no será el comercial quien gestione el proceso, sólo un receptor de una tarea en el proceso controlado por la máquina.

De esta manera, como ejemplo en una visita, el comercial sólo pulsará un click a la salida y saltará un formulario solicitando estado y descripción. Si se ha producido cambio de estado, automáticamente el CRM creará una nueva tarea, por ejemplo un envío de un email, con un contenido predefinido que, en caso de ser abierto y leído por el cliente, generará automáticamente un nuevo evento a nombre del comercial para ejecutar una llamada.

Estos procesos, si bien son eficientes cuando se encuentran bien diseñados y contienen la información correcta, resultan farragosos para el usuario cuando comienzan a solicitar el registro de datos, pues sin ellos no pueden ejecutarse. Es en ese momento cuando el usuario afirma: esto no me sirve!!!! Y es cierto, en esas condiciones no es útil. Y no sólo no resultará útil al comercial, será generador de problemas a quien gestione el equipo, pues los datos estadísticos no podrán ser nunca reales, sólo aproximadamente ciertos. Y esa aproximación a menudo resulta demasiado amplia como para perder el tiempo en analizar las estadísticas, volviendo al origen y preguntado comercial por comercial el estado de sus operaciones. Pérdida de tiempo absoluta.

Cómo conseguir más ventasNos encontramos pues ante una clara dicotomía en el uso y la explotación de un CRM, o es una herramienta útil o es un generador de tiempos perdidos. La diferencia entre una situación y otra, la calidad de la información contenida, provocada por la casuística anteriormente descrita.

Las grandes organizaciones suelen contar con la figura del “propietario” del CRM, un especialista en gestión de datos, informes, procesos comerciales, quien dedica todo su tiempo laboral en asegurar el máximo nivel de calidad de los datos, así como la actualización de procesos y generación de informes. Esta figura tan importante por el contrario no abunda en organizaciones ya medianas y es inexistente en organizaciones pequeñas pues tiene un coste alto teniendo en cuenta que hacemos referencia a un especialista muy concreto.

Para las pequeñas y medianas empresas parece pues que la opción es un alto coste o el caos, pero no necesariamente esto ha de ocurrir. La aparición de sistemas integrados de gestión de la información permite a empresas como la nuestra ofrecer un servicio compartido y mejorado del prestado por el “propietario” del CRM en las grandes organizaciones. Especialistas analizarán, cuidarán y actualizarán los datos, revisando procesos, proponiendo mejoras y evolucionando la información disponible de manera paralela a las actualizaciones que regularmente irá integrando el proveedor del CRM, de manera transparente.

Ya no tendrán sus comerciales que buscar la información, la tendrán disponible en tiempo real, con datos ciertos y mínima interacción con la aplicación, que de manera activa va a ayudarles en la gestión de sus tareas. Ya no será necesario buscar quién ha sido la última persona en contactar con determinado cliente, todos los datos serán accesibles para quien los necesite, porque nos habremos preocupado de que así sea. Responde a tu pregunta sobre cómo conseguir más ventas

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